KONSEP DASAR MANAJEMEN 3

 Konsep Dasar Manajemen

A. Memahami kegiatan - kegitan dalam manajemen

Kegiatan dalam Manajemen merupakan komponen penting dalam pengelolaan organisasi yang berfokus pada mencapai tujuan dan visi perusahaan. Ini melibatkan beberapa aspek yang sangat diperlukan untuk memahami dan mengembangkan kemampuan dalam bidang manajemen. Berikut adalah beberapa kegiatan utama dalam manajemen yang perlu dipahami:

1. Pengambilan Keputusan: Manajer harus dapat membuat keputusan yang tepat dan efektif dalam waktu yang singkat. Proses pengambilan keputusan melibatkan identifikasi masalah, analisis alternatif, dan pemilihan solusi terbaik.
2. Pengelolaan Sumber Daya: Manajemen sumber daya melibatkan pengaturan, pengembangan, dan penggunaan sumber daya manusia, finansial, dan fisik dalam organisasi untuk mencapai tujuan bisnis.
3. Pengawasan Kinerja: Manajer harus dapat mengawasi dan mengontrol kinerja tim dan individu untuk memastikan bahwa semua anggota organisasi berfokus pada tujuan yang telah ditetapkan.
4. Komunikasi dan Kerjasama: Dalam manajemen, komunikasi dan kerjasama antar tim, departemen, dan lembaga lainnya sangat diperlukan untuk memastikan kesinambungan proses dan efisiensi dalam organisasi.
5. Pengelolaan Perubahan: Perubahan adalah faktor yang konstan dalam bisnis. Manajer harus dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang muncul, serta mengadaptasi strategi dan tindakan untuk menjaga organisasi bergerak di arah pertumbuhan.

Dalam pengembangan kemampuan dalam manajemen, paham dan memahami kegiatan-kegiatan ini akan membantu individu menjadi manajer yang lebih efektif dan efisien. Dengan memahami aspek-aspek ini, Anda dapat membangun bisnis yang solid dan berdaya saing, serta memperbaiki kinerja organisasi secara keseluruhan.

    Proses Manajemen

Dalam manajemen terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui supaya proses manajemen dapat berjalan secara baik. Tahapan-tahapan tersebut yaitu perencanaan (planning), pengaturan (organizing), penempatan (staffing), memimpin (leading) dan pengendalian (controlling). Tahapan-tahapan tersebut akan berfungsi jika tahapan tersebut saling terkait.

• (planning) Perencanaan adalah langkah awal sebelum melakukan fungsi-fungsi manajemen yang lain. Pada tahapan ini perencanaan menentukan sasaran yang ingin dicapai serta tindakan yang harus dilakukan baik dalam bentuk organisasi maupun personal. Perencanaan tersebut menyangkut keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukan, kapan melakukan, dan siapa yang akan melakukannya.
• (Organizing) Organizing dimaksud mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Dan ini sangat berkaitan dengan pemimpin yang yang salah satu tugasnya melaksanakan fungsi manajemen.
• (Staffing) Tahapan berikutnya adalah staffing, pada tahapan ini seorang pemimpin diharapkan mampu menjalankan proses penempatan pada pembagian kerja secara maksimal sesuai dengan harapan organisasi. 
• (Leading) Selanjutnya adalah memimpin (leading) yang merupakan suatu proses memotivasi anggota organisasi agar dapat menjalankan planning yang telah ditetapkan.
• (Controling) Pengendalian atau controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian atau evaluasi, sehingga dapat terlihat apakah diperlukan koreksi atau tidak. Jika perlu mengadakan koreksi maka bawahan/staff dalam organisasi tersebut dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud mencapai tujuan yang sudah yang sudah direncanakan di awal. Pada pelaksanaan kegiatan kontroling, pemimpin sebaiknya mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang ingin dicapai.

B. Fungsi Oprasional Dari Manajemen

1. Operational Planning (Fungsi Perencanaan Operasional) 
   Perencanaan operasional merupakan fungsi dari manajemen operasi yang paling dasar. Beberapa tugas yang dijalankan dari fungsi ini di antaranya adalah:
   
   

• Melakukan pemantauan harian pada proses produksi barang
• Mengelola dan mengontrol inventaris perusahaan
• Mengawasi kinerja dan kesejahteraan anggota dalam tim kerja
• Melakukan perencanaan produksi

Salah satu peran manajemen operasi adalah untuk membangun efisiensi operasional dalam sebuah perusahaan. Berupaya untuk menghilangkan atau mencegah hambatan dan melakukan strategi untuk meningkatkan operasional perusahaan.

    2. Finance (Fungsi Keuangan)

        Fungsi yang kedua dari manajemen operasional adalah fungsi keuangan atau finance yang merupakan fungsi penting dan universal dari sebuah manajemen operasi.

Hal ini karena setiap lapis kegiatan operasional perusahaan membutuhkan biaya, maka perusahaan melakukan upaya untuk mengurangi biaya dan sebisa mungkin untuk meningkatkan keuntungan.

Fungsi keuangan ini menjalankan peran supaya pemimpin perusahaan dapat melakukan pertimbangan saat melakukan perencanaan anggaran biaya perusahaan.

Beberapa tugas yang mungkin dikerjakan oleh seorang manajer keuangan adalah:

Membuat anggaran untuk memenuhi kebutuhan produksi

Mencari dan menemukan peluang investasi

Mengalokasikan anggaran biaya dan mengelola sumber biaya

Tugas-tugas tersebut berbeda dengan tugas yang dilakukan oleh departemen keuangan.

Manajemen keuangan di sini mengelola anggaran yang berkaitan dengan proses produksi, sedangkan departemen keuangan mengelola keuangan yang juga termasuk di dalamnya adalah gaji karyawan.

Keahlian yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan fungsi ini adalah kemampuan dalam melakukan perencanaan keuangan.

erencanaan keuangan dilakukan agar anggaran yang dimiliki dapat mencapai tujuan perusahaan ke depan. Menjaga biaya produksi tetap rendah, namun tetap mendapatkan vendor yang berkualitas.

    3. Product Design (Fungsi Desain Produk)

        Fungsi desain produk dapat berjalan dengan koordinasi antara tim manajemen operasi dengan tim kreatif yang memiliki tugas untuk membuat desain produk. Desain produk yang dibuat adalah desain yang didasari informasi yang diperoleh dari pasar dan merupakan hasil identifikasi akan kebutuhan pelanggan. Tim manajemen operasi mengumpulkan informasi berupa tren dan kebutuhan yang ada di pasaran untuk selanjutnya melakukan koordinasi dengan tim kreatif dan diolah menjadi sebuah desain produk yang kuat.

Setidaknya, fungsi desain produk ini menjalankan tugas berikut:

Mengolah hasil riset pasar menjadi hasil yang dapat dicerna

Melakukan koordinasi hasil kepada tim desain produk

Memberikan tawaran sebagai arahan desain untuk membantu proses perancangan produk

Untuk menjalankan fungsi ini, dibutuhkan keterampilan untuk melakukan interpretasi data, yaitu kemampuan untuk menafsirkan hasil riset menjadi sesuatu yang dapat dimengerti. Setelah hasil riset sudah dapat dipahami, kemudian dilakukan perancangan bersama dengan tim kreatif untuk melakukan desain produk. 

    4. Quality Control (Fungsi Pengendalian Kualitas)

        Fungsi pengendalian kualitas ini berjalan seiring dengan fungsi desain produk. Setelah produk dibuat oleh tim produksi, selanjutnya tim operasi akan melakukan kontrol kualitas dengan memastikan produk sudah memenuhi standar kualitas yang diinginkan.

Pengendalian kualitas ini dapat dilakukan dengan menguji produk, mengecek cacat pada produk dan aspek lain sebelum produk dirilis ke publik.

Beberapa tugas dari fungsi pengendalian produk meliputi:

Melakukan analisis risiko sebagai langkah identifikasi potensi masalah

Melakukan pemeriksaan produk untuk memastikan standar kualitas

Menguji kualitas produk dengan tes

Melakukan dokumentasi setiap ada cacat produk

Setiap perusahaan industri memiliki tingkat dan standar kontrol kualitas yang berbeda-beda. Untuk menentukan standar kualitas, sebuah perusahaan harus memiliki kegiatan riset pasar sebagai dasar membuat standar kualitas. Standar kualitas ini nantinya dijadikan sebagai tolok ukur dalam manajemen kualitas di masa mendatang, dan yang perlu diingat adalah hal ini juga perlu terus dilakukan pembaruan dalam jangka waktu tertentu. Untuk mendukung fungsi pengendalian kontrol, Anda membutuhkan keterampilan berupa manajemen konflik. Karena antara desain produk dengan standar kualitas produk yang dihasilkan dapat mengalami perputaran yang memerlukan perbaikan sampai pada produk memenuhi standar kualitas yang sudah dibuat. 

       5. Forecasting (Fungsi Prakira)

            Tim operasi membutuhkan fungsi prakira untuk memprediksi permintaan suatu produk. Fungsi prakira ini akan membantu tim operasi dalam melakukan perencanaan produksi.

Beberapa pertanyaan yang dapat melatih fungsi prakira ini menjadi pendukung yang baik bagi sebuah manajemen operasi adalah:

• Bagaimana permintaan sebuah produk di masa mendatang?
• Pemasaran dan promosi yang seperti apa yang harus direncanakan untuk produk ini?
• Inisiatif penjualan apa yang harus direncanakan?
• Dapatkah biaya penyimpanan inventaris diprediksi?
• Dapatkah kita menentukan biaya pengadaan untuk bahan baku?

Untuk mendukung fungsi ini, dibutuhkan kemampuan untuk mengambil keputusan berdasarkan data yang ada. Data akan membantu Anda dalam melakukan prediksi yang akurat untuk kebutuhan manajemen operasi.

Anda dapat memulai dengan melihat tren produk di masa lalu lalu hasil prediksi dapat dikomunikasikan dengan pimpinan departemen untuk melakukan perencanaan masa depan dengan tepat.

    6. Strategy (Fungsi Strategi)

        Strategi merupakan fungsi yang luas dari sebuah manajemen operasi yang melibatkan banyak lapisan seperti perencanaan, pemantauan dan analisis operasional.

Fungsi ini bekerja untuk memastikan keputusan produksi sejalan dengan tujuan bisnis, yang mana tujuan bisnis perusahaan pada umumnya termasuk di dalamnya adalah:    

• Mengutamakan kepuasan pelanggan
• Melakukan perbaikan sistem produksi
• Mengontrol biaya produksi sekaligus mempertahankan keunggulan

Manajer operasi memiliki tugas untuk melakukan strategi yang dapat memenuhi tujuan bisnis perusahaan. Misalnya seperti melakukan analisis pada inventaris, melakukan kolaborasi dan memprioritaskan proses hijau atau sistem yang lebih ramah lingkungan. Kemampuan yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi ini adalah kemampuan dalam berpikir kritis. Dengan berpikir kritis, Anda dapat menyusun konsep secara logis dan memperkuat strategi yang akan dilakukan.

    7. Supply Chain Management (Fungsi Manajemen Rantai Pasok)

        Sebuah perusahaan yang menghasilkan produk atau layanan akan membutuhkan manajemen rantai pasokan untuk pengadaan, produksi dan distribusi.

Karena manajemen operasional kaitannya dengan proses produksi, maka tanggung jawab Anda adalah rantai pasokan yang terkait dengan proses produksi internal.

Secara umum, rantai pasokan memiliki siklus seperti berikut:

Bahan baku → Pemasok → Produsen → Distributor → Pemasar → Konsumen 

Siklus ini akan memudahkan dalam melakukan penelusuran rantai pasok untuk menganalisis permintaan konsumen dan pengadaan bahan baku produksi.

Namun, dalam perusahaan berskala kecil, siklus ini tidak harus dipenuhi secara keseluruhan. Misalnya hanya cukup produsen ke konsumen.

Setiap rantai pasokan perlu dijaga untuk tetap bekerja dengan baik, karena jika satu elemen dalam siklus ini mengalami hambatan, maka dapat mempengaruhi elemen yang lain.

Untuk mendukung fungsi rantai pasok ini, seorang manajer operasi harus memiliki kemampuan dalam pemecahan masalah yang memiliki tugas untuk mengatur, merencanakan dan menyusun strategi penyelesaian.

Sumber :

https://sasanadigital.com/pengertian-manajemen-operasional/

https://gemadidaktika.blogspot.com/2012/12/proses-manajemen-kepemimpinan.html